Những kinh nghiệm giúp khách gửi hàng đi nước ngoài an tâm hơn ngay từ lần đầu

Lần đầu gửi hàng đi nước ngoài, rất nhiều khách có chung một tâm lý: vừa cần gửi nhanh, vừa sợ phát sinh, vừa lo hàng có đi được hay không.

Đây là tâm lý hoàn toàn bình thường. Bởi vì khác với gửi hàng trong nước, vận chuyển quốc tế liên quan đến nhiều yếu tố hơn như loại hàng hóa, quy định nước nhập, cách đóng gói, thủ tục khai báo, thời gian vận chuyển, phụ thu phát sinh và cả rủi ro trong quá trình thông quan.

Chính vì chưa có kinh nghiệm, nhiều khách thường chỉ hỏi giá rồi gửi luôn. Nhưng thực tế, để gửi hàng đi nước ngoài an tâm hơn ngay từ lần đầu, điều quan trọng không chỉ là tìm nơi báo giá nhanh, mà là hiểu rõ một vài nguyên tắc cơ bản trước khi chốt gửi.

Trong bài viết này, AD EXPRESS sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế giúp khách hàng mới bớt lo, bớt phát sinh và chủ động hơn khi gửi hàng quốc tế lần đầu.

1. Đừng chỉ hỏi giá, hãy hỏi rõ cách tính giá

Sai lầm phổ biến nhất của khách gửi lần đầu là chỉ hỏi:

“Bên em bao nhiêu 1kg?”

Câu hỏi này không sai, nhưng chưa đủ.

Bởi vì trong vận chuyển quốc tế, giá không chỉ phụ thuộc vào cân nặng. Một kiện hàng có thể bị ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố như hàng thường hay hàng khó, có pin, chất lỏng, mỹ phẩm, thực phẩm, thuốc hay không, tính theo cân thực hay cân thể tích, địa chỉ nhận có thuộc vùng xa không, có phụ thu hải quan hoặc phụ thu đặc biệt không.

Cho nên, nếu chỉ hỏi giá/kg mà không mô tả rõ thông tin hàng hóa, mức giá nhận được thường chỉ là mức tham khảo ban đầu.

Kinh nghiệm đúng là: khi hỏi giá, nên gửi kèm thông tin càng rõ càng tốt, ví dụ gửi đi nước nào, hàng là gì, nặng bao nhiêu kg, kích thước thùng nếu có, địa chỉ nhận ở khu vực nào, cần đi nhanh hay tối ưu chi phí.

Càng rõ từ đầu, báo giá càng sát. Càng sát, khách càng dễ an tâm.

2. Tìm hiểu trước mặt hàng của mình có được nhận không

Không phải mặt hàng nào cũng gửi đi nước ngoài theo cùng một cách.

Có những mặt hàng đi rất bình thường như quần áo, giày dép, đồ dùng cá nhân, quà tặng thông thường.

Nhưng cũng có nhiều mặt hàng cần kiểm tra kỹ hơn như mỹ phẩm, thực phẩm, thuốc, thực phẩm chức năng, hàng có pin, chất lỏng, hàng thương hiệu, đồ điện tử, đồ dễ vỡ, hàng thủ công có nguồn gốc tự nhiên.

Vì vậy, một trong những kinh nghiệm quan trọng nhất là:

Đừng đóng thùng xong mới hỏi có gửi được không. Hãy hỏi trước khi chuẩn bị hàng.

Việc hỏi sớm giúp khách:

biết hàng có nhận hay không, biết có thuộc nhóm hàng khó không, biết có phụ thu gì không, tránh mất công đóng gói lại, tránh tình trạng gửi rồi mới phát hiện hàng bị giữ hoặc phải đổi tuyến.

Đây là bước rất nhỏ nhưng giúp giảm rất nhiều lo lắng ngay từ đầu.

3. Chuẩn bị thông tin hàng hóa càng rõ càng tốt

Khách gửi lần đầu thường hay mô tả rất chung chung như đồ khô, đồ dùng, mỹ phẩm, thực phẩm, quà biếu.

Cách mô tả này đôi khi chưa đủ để đơn vị vận chuyển tư vấn chính xác.

Ví dụ:

“mỹ phẩm” là son, kem dưỡng, nước tẩy trang hay nước hoa?

“thực phẩm” là bánh, mứt, đồ khô hay thực phẩm có thịt?

“đồ dùng” là đồ nhựa, đồ điện, đồ dễ vỡ hay đồ có pin?

Kinh nghiệm tốt nhất là nên liệt kê càng cụ thể càng tốt. Không cần quá phức tạp, chỉ cần đúng bản chất hàng hóa.

Ví dụ:

5 hộp bánh, 3 chai dầu gió, 2 bộ quần áo, 1 máy sấy tóc, 4 hũ mỹ phẩm, 1 loa kéo mini.

Thông tin càng rõ, tư vấn càng sát. Tư vấn càng sát, khách càng đỡ bất ngờ khi lên bill hoặc khi làm thủ tục gửi.

4. Đóng gói cẩn thận ngay từ đầu

Nhiều khách mới nghĩ rằng chỉ cần bỏ hàng vào thùng là đủ. Nhưng thực tế, đóng gói đúng cách là một trong những yếu tố rất quan trọng khi gửi hàng đi nước ngoài.

Nếu đóng gói sơ sài, khách có thể gặp các vấn đề như hàng bị móp méo, dễ vỡ trong quá trình vận chuyển, tăng thể tích không cần thiết, khó kiểm đếm, dễ phát sinh phụ phí do thùng quá cồng kềnh, mất thời gian xử lý lại.

Một vài kinh nghiệm cơ bản:

dùng thùng carton chắc chắn, chèn xốp hoặc vật liệu chống sốc nếu hàng dễ vỡ, sắp xếp hàng gọn, hạn chế khoảng trống lớn, không nhồi quá chặt làm biến dạng thùng, không dùng thùng quá to so với hàng nếu không cần thiết, dán kín các mép thùng chắc chắn.

Đặc biệt, với hàng dễ vỡ, đồ điện tử, mỹ phẩm chai lọ hoặc thực phẩm dễ bung vỡ, khách nên báo trước để được hướng dẫn đóng gói phù hợp.

Đóng gói kỹ từ đầu không chỉ giúp an toàn hơn, mà còn giúp hạn chế phát sinh do quy đổi thể tích.

5. Hỏi rõ về cân nặng thể tích

Đây là điểm mà khách gửi lần đầu rất hay bỏ qua.

Nhiều người chỉ cân hàng rồi nghĩ lấy số kg nhân đơn giá là xong. Nhưng trong vận chuyển quốc tế, nếu kiện hàng cồng kềnh, đơn vị vận chuyển có thể tính theo cân nặng thể tích.

Hiểu đơn giản là:

hàng nhẹ nhưng thùng to, chiếm diện tích nhiều, thì giá cước có thể được tính theo thể tích quy đổi chứ không chỉ theo cân thật.

Ví dụ một kiện hàng nặng 6kg nhưng thùng quá lớn, sau quy đổi có thể tính thành 9kg hoặc 10kg cước.

Cho nên, kinh nghiệm quan trọng là:

Nếu kiện hàng to, hãy hỏi trước về khả năng bị tính cân thể tích.

Điều này giúp khách không bất ngờ khi lên bill, biết cách tối ưu thùng hàng, hạn chế chọn thùng quá lớn không cần thiết.

6. Hỏi rõ thời gian vận chuyển thực tế

Khi gửi hàng lần đầu, nhiều khách chỉ quan tâm tới việc bao lâu hàng tới. Nhưng cách hỏi hiệu quả hơn là:

“Thời gian dự kiến là bao lâu, và thường có thể chênh lệch trong trường hợp nào?”

Bởi vì thời gian quốc tế còn phụ thuộc vào loại tuyến đi, lịch bay hoặc lịch vận chuyển, quá trình thông quan, thời điểm cao điểm hay thấp điểm, tính chất hàng hóa, khu vực phát hàng ở nước nhận.

Khách nên phân biệt rõ:

thời gian dự kiến

và

thời gian cam kết tuyệt đối.

Nếu được tư vấn rõ ngay từ đầu, khách sẽ chủ động hơn rất nhiều, nhất là khi gửi quà biếu, hàng cho người thân, đồ cần dùng gấp, hàng phục vụ sự kiện hoặc mục đích kinh doanh.

Biết đúng kỳ vọng thời gian sẽ giúp khách an tâm hơn và tránh bị hụt hẫng.

7. Hỏi rõ về phụ thu có thể phát sinh

Một trong những nỗi lo lớn nhất của khách gửi lần đầu là:

“Ban đầu báo một giá, sau lại thêm phí.”

Nỗi lo này là có thật nếu khách không hỏi kỹ từ đầu.

Kinh nghiệm an toàn là trước khi gửi, nên hỏi rõ:

giá đã gồm những gì, có phụ thu nào chưa tính không, hàng của mình có thuộc nhóm dễ phát sinh không, địa chỉ nhận có thể bị tính vùng xa không, có phụ thu hải quan hoặc phụ thu đặc biệt hay không.

Đừng ngại hỏi kỹ. Càng hỏi kỹ từ đầu, càng tránh tranh cãi về sau.

Một đơn vị làm dịch vụ nghiêm túc sẽ không ngại giải thích rõ các khả năng phát sinh cho khách. Ngược lại, nếu chỉ báo rất nhanh mà không hỏi kỹ gì, khách nên cẩn trọng hơn.

8. Lưu lại hình ảnh và thông tin kiện hàng trước khi gửi

Đây là thói quen rất nên có, nhất là với khách mới gửi lần đầu.

Trước khi bàn giao hàng, nên:

chụp hình tổng thể kiện hàng, chụp hình bên trong nếu cần, lưu lại danh sách hàng gửi, lưu lại cân nặng và kích thước nếu có, lưu lại thông tin người gửi và người nhận.

Việc này giúp khách:

dễ đối chiếu nếu cần kiểm tra, chủ động hơn khi hỏi lại đơn vị vận chuyển, tránh nhầm lẫn số lượng hoặc thông tin hàng hóa, có cơ sở trao đổi nếu phát sinh vấn đề.

Nhiều khách xem nhẹ bước này, nhưng thật ra nó rất hữu ích. Chỉ mất vài phút, nhưng giúp cảm giác yên tâm hơn nhiều.

9. Ghi thông tin người nhận thật chính xác

Một số trường hợp chậm hàng, khó phát, giao lại nhiều lần hoặc phát sinh phí không đến từ hàng hóa, mà đến từ thông tin người nhận chưa chính xác.

Khách nên kiểm tra kỹ:

họ tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ đầy đủ, mã bưu chính nếu cần, bang, tiểu bang hoặc khu vực nhận, số nhà, tên đường, căn hộ, unit, building nếu có.

Sai địa chỉ hoặc thiếu thông tin có thể dẫn đến:

phát hàng chậm, cần xác minh lại, đổi địa chỉ, phát lại, thậm chí phát sinh phụ phí điều chỉnh thông tin.

Cho nên, kinh nghiệm rất đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng là:

Kiểm tra kỹ thông tin người nhận trước khi chốt gửi.

10. Không nên giấu thông tin hàng hóa

Một số khách vì sợ bị từ chối nhận hoặc sợ tăng giá nên mô tả hàng không đúng bản chất. Đây là điều rất rủi ro.

Ví dụ:

hàng có pin nhưng không báo, mỹ phẩm dạng lỏng nhưng chỉ nói là đồ cá nhân, thực phẩm đặc thù nhưng khai chung chung, thuốc hoặc thực phẩm chức năng không mô tả cụ thể.

Việc này có thể dẫn đến:

báo giá sai, xử lý sai tuyến, phát sinh thêm phí, chậm thông quan, bị từ chối vận chuyển, hoặc làm rủi ro cao hơn nếu cơ quan kiểm tra phát hiện.

Kinh nghiệm đúng là:

Cứ nói đúng hàng ngay từ đầu.

Một đơn vị có kinh nghiệm sẽ dựa vào đó để tư vấn cách đi phù hợp hơn cho khách.

Nói thật từ đầu có thể mất thêm vài phút, nhưng sẽ an tâm hơn rất nhiều trong suốt quá trình gửi.

11. Chọn đơn vị tư vấn rõ ràng, không chỉ báo giá nhanh

Khách gửi lần đầu thường rất dễ bị thuyết phục bởi nơi báo giá nhanh và thấp. Nhưng thực tế, một đơn vị đáng tin không chỉ nằm ở chỗ báo số đẹp, mà nằm ở cách họ tư vấn.

Một đơn vị tốt thường sẽ:

hỏi kỹ loại hàng, giải thích rõ khả năng phát sinh, nói trước các lưu ý cần biết, báo giá theo hướng sát thực tế, hỗ trợ khách cách đóng gói và chuẩn bị thông tin, theo dõi đơn hàng rõ ràng.

Khách nên ưu tiên nơi làm việc có sự rõ ràng ngay từ đầu. Vì cảm giác an tâm khi gửi quốc tế không đến từ việc nghe một con số rẻ, mà đến từ việc biết rõ mình đang gửi gì, đi như thế nào và cần lưu ý điều gì.

12. Gửi lần đầu nên ưu tiên rõ ràng hơn là quá ham rẻ

Đây là kinh nghiệm rất thực tế.

Nhiều khách lần đầu thường có xu hướng chọn nơi nào rẻ hơn một chút để thử. Điều đó không sai. Nhưng nếu chênh lệch giá đi kèm với việc tư vấn mập mờ, không nói rõ phụ thu, không hỏi kỹ loại hàng, không giải thích tuyến đi, không rõ thời gian, không rõ chính sách xử lý thì mức giá rẻ đó có thể không còn rẻ nữa.

Lần đầu gửi hàng đi nước ngoài, điều quan trọng nhất là trải nghiệm suôn sẻ. Khi hàng đi ổn, khách hiểu quy trình, biết cách chuẩn bị, những lần sau sẽ dễ hơn rất nhiều.

Cho nên, lần đầu hãy ưu tiên:

rõ ràng, minh bạch, tư vấn có trách nhiệm

hơn là chỉ nhìn vào con số thấp nhất.

13. Chủ động hỏi khi chưa rõ, đừng ngại

Nhiều khách ngại hỏi vì sợ làm phiền hoặc nghĩ hỏi nhiều quá không hay. Nhưng trong vận chuyển quốc tế, hỏi kỹ là điều rất bình thường.

Anh/chị có thể hỏi rõ những nội dung như:

hàng của mình có gửi được không, đi tuyến nào phù hợp, mất bao lâu, có phụ thu gì không, có cần đóng gói lại không, có bị tính thể tích không, có lưu ý gì khi khai báo không.

Khách hỏi càng rõ, đơn vị vận chuyển càng có cơ sở để tư vấn đúng. Và chính sự rõ ràng đó giúp quá trình gửi hàng an tâm hơn ngay từ đầu.

14. Vì sao chuẩn bị tốt ngay từ lần đầu lại quan trọng?

Khi khách gửi lần đầu một cách chủ động và đúng quy trình, lợi ích không chỉ nằm ở 1 đơn hàng đó, mà còn giúp cho những lần gửi sau thuận lợi hơn rất nhiều.

Khách sẽ biết:

cần chuẩn bị thông tin gì, cách đóng hàng sao cho gọn, hỏi giá như thế nào cho đúng, mặt hàng nào dễ phát sinh, chọn tuyến ra sao phù hợp, kiểm tra địa chỉ và thời gian như thế nào.

Điều này giúp tiết kiệm:

thời gian, công sức, chi phí phát sinh và cả tâm lý lo lắng không cần thiết.

15. AD EXPRESS đồng hành để khách gửi hàng an tâm hơn từ lần đầu

Tại AD EXPRESS, bên em hiểu rằng khách gửi lần đầu thường cần nhiều hơn một bảng giá. Khách cần một đơn vị có thể giải thích rõ, kiểm tra kỹ và hướng dẫn cụ thể để quá trình gửi hàng trở nên đơn giản hơn.

Vì vậy, khi tiếp nhận thông tin, AD EXPRESS luôn ưu tiên:

kiểm tra loại hàng, tư vấn tuyến phù hợp, báo rõ các khả năng phát sinh, hỗ trợ khách chuẩn bị thông tin gửi, giúp khách hiểu rõ trước khi chốt đơn.

Mục tiêu không chỉ là nhận hàng, mà là giúp khách an tâm hơn ngay từ lần đầu gửi đi nước ngoài.

Kết luận

Lần đầu gửi hàng đi nước ngoài ai cũng có thể lo. Nhưng nếu chuẩn bị đúng ngay từ đầu, mọi thứ sẽ nhẹ hơn rất nhiều.

Những kinh nghiệm quan trọng nhất khách nên nhớ là:

hỏi giá kèm thông tin rõ ràng, kiểm tra trước mặt hàng có gửi được không, đóng gói cẩn thận, hỏi rõ về cân thể tích và phụ thu, ghi đúng thông tin người nhận, trung thực về hàng hóa, chọn đơn vị tư vấn rõ ràng và có trách nhiệm.

Chỉ cần làm tốt những bước cơ bản đó, khách đã có thể an tâm hơn rất nhiều ngay từ lần gửi đầu tiên.

Nếu anh/chị đang cần tư vấn gửi hàng đi nước ngoài và muốn được hướng dẫn kỹ từ đầu để tránh phát sinh không cần thiết, hãy liên hệ AD EXPRESS để được hỗ trợ cụ thể.

Liên hệ AD EXPRESS

CÔNG TY TNHH AD EXPRESS – CHUYỂN PHÁT NHANH QUỐC TẾ

Trụ sở chính: 10 Sông Thao, Phường Tân Sơn Hoà, TP. HCM.

Bưu cục nhận hàng HCM: 17C Đoàn Kết, Phường Tân Sơn Nhì, TP.HCM.

Website: adexpress.vn

Mail: adexpress.sgn@gmail.com

Liên hệ: 0345.333.345 (Zalo/WhatsApp)